تعرف علي أفضل طرق إدارة الاجتماعات لتكون محترف 2024

تعمل الاجتماعات على زيادة وتعزيز الكفاءة والإنتاجية بشكل كبير. عندما تتشابه الآراء ويتفق الجميع، يصبح التعامل مع أصعب المهام سهلاً للغاية، ولكن على الفور.

تنظر الغالبية العظمى من الموظفين إلى الاجتماعات على أنها مضيعة للوقت ويعتبرون معظمها أو جميعها غير منتجة وغير مجدية ولا تجلب شيئًا جديدًا.

تحديد أساليب إدارة الاجتماعات

• يتعلق الأمر بالقدرة على تخطيط الاجتماع ووضع جدول أعمال مناسب وواضح وإدارة الاجتماع بفعالية وتحقيق نتائج جيدة.

• وفقاً للدراسات، يقضي الموظف 30% من وقته في الاجتماعات.

• ويجب استغلال هذا الوقت لجمع الكثير من التفاصيل والمعلومات الكافية حول ما يريد المدير مناقشته مع موظفيه خلال الاجتماع.

هناك تفصيلان مهمان يجب مراعاتهما قبل عقد الاجتماعات، بما في ذلك:

• التخطيط الشامل الجيد والناجح للأنشطة قبل عقد الاجتماع وحجز الاجتماع الفعلي.

• قيادة فعالة للغاية خلال الاجتماع نفسه.

إن قيادة الاجتماعات الجادة والمختصة تؤدي إلى اجتماعات فعالة ذات نتائج مثمرة.

ما هي أفضل طريقة لإدارة الاجتماعات؟

هناك بعض النصائح التي توضح كيفية إدارة الاجتماعات بشكل احترافي بشكل أفضل لزيادة الإنتاجية وتوفير الوقت والمال، ومنها:

• تحديد هدف واضح ومحدد. عليك أن تحدد الأفكار والأهداف التي تدفعك لعقد هذا الاجتماع في هذه المرحلة.

• إن عقد الاجتماعات خارج المكتب وتغيير أماكن العمل من الأمور التي تعيد الطاقة والنشاط للموظفين وتولد أفكاراً جديدة.

• إذا لاحظت أن طاقة الجميع تتضاءل وتشعر بالملل، عليك أن تبدأ بالتجديد وعقد اجتماعك خارج المكتب.

• إعداد جدول الأعمال قبل الاجتماع يجب أن تكون مستعدًا قبل بدء الاجتماع من خلال تقديم جدول الأعمال لجميع المشاركين.

• يجب أن يتضمن هذا الجدول المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع، والأشخاص الذين سيحضرون الاجتماع، ووقت الاجتماع ومكانه.

• لا تجعل الناس ينتظرون طويلاً حتى تأتي. لا تتأخر عن الاجتماع.

• بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون هناك مجال للإبداع وتوليد أفكار جديدة وفتح المناقشات أثناء الاجتماع.

• وتعتبر هذه اللقاءات بناءة وناجحة، حيث يظهر الإبداع عندما يشارك الجميع في الأنشطة والأفكار.

أحد أهم عوامل نجاح الاجتماعات هو تحديد الأهداف وتوليد الأفكار.

أفضل الطرق لتنظيم الإجتماعات بإحترافية

• يحتاج منظمو الاجتماعات إلى العثور على غرفة اجتماعات تلبي احتياجاتهم.

• وفي الوقت نفسه، يجب أن تكون مناسبة لتقديم الطعام أو الخدمات الأخرى من حيث الحجم والمرافق والموقع والحاجة.

• يجب عليك التأكد من أن الفواتير تظهر التكاليف الصحيحة وإبلاغ موظفي الاستقبال بالزوار المتوقعين.

• لا تقتصر الاجتماعات على وقتها الفعلي، إذ تشارك العديد من الوحدات التنظيمية في الإعداد للاجتماع.

أنواع الاجتماعات

• قبل أن تقوم بجدولة اجتماع، يجب عليك تحديد نوع الاجتماع.

• هناك فرق كبير بين اجتماع الحالة الأسبوعي واجتماع الطوارئ الذي يتطلب اتخاذ إجراء عاجل.

تشمل هذه الأنواع من الاجتماعات ما يلي:

اجتماع تحديث الحالة:

• والهدف من هذه الاجتماعات هو معالجة أي قصور في الاتصالات.

• ولكن قد يتسبب ذلك في إضاعة الكثير من الوقت في فعل الشيء نفسه أو تكراره مرة أخرى.

• تستخدم الشركات هذا النوع من الاجتماعات لمناقشة أية مشكلات قد تنشأ.

اجتماعات القرار:

• الهدف من هذا النوع من الاجتماعات هو جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات.

• يتم إيجاد الحلول الممكنة ويتم التصويت على أفضلها من أجل اتخاذ القرار الصحيح.

• يمكن أن تستغرق هذه الاجتماعات الكثير من الوقت لاتخاذ قرار ملموس وصحيح.

اجتماع حل المشكلات:

• اجتماعات حل المشكلات لها غرض محدد ومحدد.

• لا يوجد اجتماع مخطط وموحد لحل المشكلات، وهذا يعتمد مرة أخرى على الفريق والمنظمة.

• ومع ذلك، فإن هذا النوع من الاجتماعات مهم جدًا.

• وينتمي هذا النوع إلى الاجتماعات الطارئة التي يجب فيها التوصل إلى حل بسرعة.

كيفية إدارة الاجتماعات

• إن الاجتماعات الناجحة التي أسفرت عن نتائج مثمرة وفعالة لم تأت صدفة، بل تم التخطيط لها بشكل صحيح ودقيق.

• وفي هذا الصدد، عليك الاستعداد والاستعداد الجيد للاجتماع قبل انعقاده.

• ويتم ذلك من خلال إعداد جدول أعمال الاجتماع والأفكار المطروحة فيه.

• خاصة إذا قمت بتوزيع هذا الجدول على أولئك الذين سيحضرون الاجتماع؛ وهذا يزيد من فعالية المشاركين في الاجتماع.

• ومن المؤكد أن ذلك سيتم بشكل إيجابي من خلال طرح الأفكار ومناقشتها بشكل جيد ووضع الحلول الممكنة.

• إن تقليل عدد الاجتماعات أفضل من عقد اجتماعات كثيرة لا تحقق شيئاً.

• وهذا يعني أنه يمكنك عقد اجتماعات أقل ولكن أفضل.

• عقد الاجتماع فقط إذا كان ذلك ضروريا ومطلوبا.

• تحتاج أيضًا إلى اختيار من ينضم إلى الاجتماع. حدد فقط أكبر عدد ممكن من المشاركين لإكمال المهمة.

• لا تستبعد الأشخاص الذين قد يكون لديهم أفكار جيدة بناءً على رتبتهم في المنظمة، أو أسلوب حياتهم، أو معتقداتهم، أو مظهرهم.

• تأكد من التفكير في الإدماج بدلاً من الاستبعاد، وركز الاجتماع فقط على الموضوع الذي حددته.

لا تضيع وقتك في مواضيع جانبية غير مهمة.